Анализ использования программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

Характеристика организации

Муниципальное учреждение здравоохранения «Городская больница №11» (далее именуемое «учреждение», «организация») зарегистрировано как муниципальное учреждение. Сокращенное название МУЗ «Городская больница № 11».

Учреждение является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация имеет расчетный и иные счета в банках, печать и штамп со своим наименованием и указанием места нахождения, бланки установленного образца.

Организация относится к муниципальной системе здравоохранения. Место нахождения учреждения (единоличного исполнительного органа - главного врача): город Омск, ул. Нахимова, 55.

Учреждение создано с целью оказания не территории муниципального образования - города Омска первичной медико-санитарной помощи, специализированной помощи, медицинской помощи женщинам в период беременности, во время и после родов.

Органами управления учреждения являются:

- учредитель;

- единоличный исполнительный орган - главный врач;

Учредителем организации является администрация города Омска в лице комитета по управлению муниципальной собственностью города Омска, комитета по делам здравоохранения администрации города Омска, администрации Центрального района города Омска.

Руководство текущей деятельностью организации осуществляет единоличный исполнительный орган учреждения - главный врач. Свою деятельность учреждение вправе осуществлять после получения соответствующей лицензии.

В МУЗ «Городская больница № 11» тридцать два отделения, выделяют стационар и поликлинику. Общая численность работников учреждения 1400 человек.

Главный врач является единоличным исполнительным органом. За различные сферы деятельности учреждения отвечают заместители главного врача:

- заместитель главного врача по медицинской части;

- заместитель главного врача по больнице;

- заместитель главного врача по акушерству и гинекологии;

- заместитель главного врача по взаимодействию со страховыми компаниями;

- заместитель главного врача по гражданской обороне;

- заместитель главного врача по экономике;

- заместитель главного врача по хозяйственным вопросам;

Также непосредственно главному врачу подчиняются:

- главный бухгалтер;

- начальник отдела кадров;

- инженер по технике безопасности;

- заведующие отделений.

Заведующие отделений непосредственно руководят своими отделениями, им подчиняется весь коллектив отделений (врачи, старшие медицинские сестры, медицинские сестры, младшие медицинские сестры, санитарки).

Главная медицинская сестра непосредственно подчиняется заместителю главного врача по медицинской части, она руководи старшими медицинскими сестрами отделений.

Старшие медицинские сестры контролируют медицинских сестер, младших медицинских сестер и санитарок отделений.

Основные организационно-правовые документы в соответствии, с которыми осуществляется текущая деятельность учреждения:

- Конституция РФ;

- Гражданский кодекс РФ, Бюджетный кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и т.д.;

- Основы законодательства РФ «Об охране здоровья граждан»;

- Приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций (комитет по делам здравоохранения города Омска; администрация района, города, края);

- Устав МУЗ «Городская больница № 11»;

- Коллективный договор МУЗ «Городская больница № 11»;

- Штатное расписание МУЗ «Городская больница № 11».

Персонифицированный учет в МУЗ «Городская больница № 11» осуществляется работниками отдела кадров.

Руководитель отдела - начальник, непосредственно подчиняется главному врачу.

Начальнику отдела кадров подчиняются четыре специалиста по кадрам.

У каждого специалиста по кадрам кроме текущей работы есть свои специфические обязанности: работа с Пенсионным фондом РФ, работа с военкоматами и т.д., но существует взаимозаменяемость.

Основные организационно-правовые документы в соответствии, с которыми осуществляется текущая деятельность отдела кадров:

- Конституция РФ,

- Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

- Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

- Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и т.д.

- ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения);

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниями сроков хранения;

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР),

- Приказы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций (комитет по делам здравоохранения города Омска; администрация района, города, края);

- Устав МУЗ «Городская больница № 11»

- Коллективный договор МУЗ «Городская больница № 11»,

- Штатное расписание МУЗ «Городская больница № 11»,

- Правила внутреннего трудового распорядка МУЗ «Городская больница №11»,

- Должностные инструкции МУЗ «Городская больница № 11».

Весь процесс делопроизводства в отделе основан и соответствует стандартам и требованиям, указанных выше документов. Работа осуществляется с различными видами документов:

- организационные документы: штатное расписание, должностные инструкции и т.д.

- документы по персоналу учреждения: трудовые договора, личная карточка формы Т-2, заявления о приеме, переводе, увольнении с работы, приказы о приеме, переводе, увольнении с работы, автобиографии, характеристики, представление о поощрении, личные дела, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, командировочные удостоверения, поименные списки для Пенсионного фонда РФ, сопроводительные ведомости индивидуальные сведения различные списки работников (для лицензирования, для профосмотров) и т.д.

- информационно-справочные документы: докладная и служебная записки, справка с места работы, справка о подтверждении льготного стажа, объяснительная записка, ответы на письма-запросы и т.д.

Процесс делопроизводства зависит от нескольких факторов:

- если в учреждение пришло письмо-запрос, то его сначала регистрируют в приемной главного врача, затем передают в отдел кадров: если требуется подтверждение простого трудового стажа, тогда пишется справка установленного образца о подтверждении трудового стажа, отдается на подпись главному врачу и затем письмо-ответ регистрируется в журнале регистрации писем-ответов и отсылается, по указанному в письме-запросе адресу; если же требуется льготное подтверждение стажа, тогда процесс делопроизводства намного сложнее, нужно найти подтверждающие приказы на прием и увольнение, если в них есть ошибки, тогда необходимо переделать в соответствии с требованиями необходимыми для подтверждения льготного стажа. В соответствии с этими приказами пишется льготная справка, которая подписывается не только главным врачом, но и главным бухгалтером, председателем профсоюза, начальником отдела кадров, затем регистрируется в журнале для регистрации льготных справок и только после этого готовится письмо-ответ.

- документооборот внутри учреждения также довольно сложный (пример: заявление на прием должно быть подписано не только заведующим отделения, если необходимо то главной медицинской сестрой и терапевтом, который ставит свою печать о том, что человек может быть допущен к работе, только после этого заявление подписывается главным врачом, приказ о приеме на работу издается только после того, как подписанное главным врачом заявление о приеме на работу поступит в отдел кадров). Если в заявлениях или приказах есть информация, связанная с деньгами (пример: на совмещение с указанием процентов, повышение разряда), тогда подписывается заведующим отделения, заместителем главного врача по экономике, только после этого поступает на подпись главному врачу.

- в зависимости от того, на какой вид работ принимается врач, медицинская сестра (для профосмотров, для работы в военкомате, для работы на здравпунктах) заключаются разные виды трудовых договоров и контрактов.

Основная специфика делопроизводства и документооборота в МУЗ «Городская больница № 11» состоит в том, что учреждение относится к муниципальной системе здравоохранения. Один документ подписывают несколько должностных лиц, иногда на это уходит много времени, из-за чего нарушаются сроки издания приказов, но в тоже время подписи всех лиц необходимы. Так как учреждение является бюджетной организацией, ведется строгий учет денежных средств, вследствие чего многие из кадровых документов расцениваются и подписываются экономистами.

Заявления, касающиеся медицинских сестер, подписывает не только заведующий отделением, но также и главная медицинская сестра, так как она ведет учет всех медицинских сестер, следит за тем, чтобы у всех были не просроченные сертификаты, чтобы не прошло более 5 лет после последнего усовершенствования и т.д.

Больница относится к учреждениям здравоохранения, поэтому необходим строгий контроль и внимательное отношение ко всем документам в кадровом делопроизводстве. Начальник отдела кадров и специалисты, имея необходимые знания и опыт, в своей работе опираются на стандарты, нормы и правила, закрепленные в нормативно-методической документации, а также на требования законодательства.

На специалиста по персонифицированному учету в организации возлагаются следующие функции:

Сбор данных о стаже, заработке и страховых взносах работников, а также, в необходимых случаях, их личных данных в объемах, соответствующих объему сведений, предъявляемых в ПФР.

Обработка с применением вычислительной техники и соответствующего программного обеспечения собранных сведений о зарегистрированных лицах, приведение их к формам, требуемым ПФР , и подготовка к сдаче сведений в ПФР; Сдача сведений о застрахованных лицах в территориальный орган ПФР.

Для выполнения возложенных на него функции специалист по персонифицированному учету осуществляет подготовку необходимых документов для проведения первичной регистрации в ПФР работников, не имеющих страховых полисов (свидетельств ПФР).

Отслеживает изменения в анкетных данных работников, при необходимости оформлять заявления об обмене или выдаче дубликатов страховых свидетельств, представлять их застрахованным лицам для проверки правильности и подписи.

Информирует застрахованных лиц об их правах и обязанностях в системе персонифицированного учета ПФР. Осуществляет выдачу работникам страховых свидетельств.

Разрешает все спорные вопросы, возникающие в связи с отказами в получении страховых свидетельств или запросами на уточнение сведений.

В конце отчетного периода анализирует и вносит в базу данных сведения о заработке и иных выплатах каждого работника и его стаже, проверяет наличие необходимых документов, подтверждающих льготное начисление стажа.

В установленные законодательством сроки исправляет ошибочные сведения, обнаруженные системой персонифицированного учета ПФР, работникам Организации. Осуществляет в установленном порядке подготовку необходимых документов для назначения пенсии работникам Организации. Регулярно отслеживает все изменения в порядке подготовки и сдачи необходимых документов в ПФР. Вся деятельность сотрудника, осуществляющего персонифицированный учет в организации регулируется должностной инструкцией.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом