Использование программных средств автоматизации документооборота в МУЗ «Городская больница №1» г. Омска

Одним из программных средств, применяемых в рассматриваемой организации является «1С: Документооборот».

Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым средством, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства:

Формализовать технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии;

С помощью средств разработчика можно описать конкретный технологический процесс, указать его участников, установить правила обхода участников - маршрутную схему, права и обязанности участников.

Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации большей части рутинной работы.

Уменьшить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

Отказаться от бумажных технологий. Ряд бумажных документов, циркулирующих в организации, может быть полностью заменен на их электронные версии.

Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия.

Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах.

Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.

Вести центральный архив всех циркулирующих документов и составлять к нему запросы. Специальное расширение языка Бейсик, входящего в 1С:Документооборот позволяет составлять как простые, так и сложные запросы к серверу документов.

Версия 1.5 имеет несколько отличительных особенностей от версии 1.0, одна из которых - разделение на независимые компоненты. При необходимости масштабирования решений, построенных на 1С:Документообороте есть возможность докупать новые компоненты, установка которых автоматически будет добавлять системе новые функциональные возможности.

Компоненты системы

Рабочее место

Иерархический справочник предприятия

Дизайнер электронных форм

Отладчик электронных форм

Сервер документов

А теперь остановимся более подробно на каждом из компонент системы:

1. Рабочее место.

Компонента системы 1С:Документооборот «Рабочее место (клиент)» предназначена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями. Так же автоматически ведет различные списки документов, такие как, непрочитанные, поступившие, редактируемые и пр., которые облегчают доступ к документам. Может автоматически отслеживается выполнение пользователем сроков работы над документами с выдачей соответствующих предупреждений. Компонента «Рабочее место» имеет возможности наращивания ее специфическими возможностями при помощи механизма «встраиваемых модулей». Это дает возможность встраивания в программу новых возможностей в виде дополнительных пунктов меню и замены существующих алгоритмов.

а) Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.

б) Отправка и приемка документов и писем.

в) Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования.

г) Печать документов для получения твердых копий.

д) Поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя.

е) Формирование и отправка запросов на сервер документов.

ж) Защита программы и информации паролем.

2. Справочник предприятия

Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждого сотрудника можно сохранять самую различную информацию - от почтовых адресов и номеров телефонов до фотографии. Можно также описать списки рассылки - дополнительные группы пользователей, объединенные по какому-либо логическому признаку, например «менеджеры всех отделов».

3. Дизайнер форм

Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет произвести настройку системы 1С:Документооборот на автоматизацию конкретных технологических процессов предприятия. Под автоматизацией технологического (бизнес) процесса подразумевается составление формы, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут). Мощные средства визуального проектирования позволяют легко и быстро сконструировать внешний вид формы, разместить на ее страницах различные поля и декорации, придать им нужные свойства, настроить цвета, шрифты, стили отображения и многое другое. С помощью визуальных средств можно установить маршрут формы и права пользователей на заполнение и даже просмотр содержимого полей. При этом форма редактируется в режиме «полного соответствия.

Для решения вычислительных и прочих задач в 1С:Документообороте реализована система программирования на встроенном языке Бейсик, являющимся подмножеством Microsoft Visual Basic.

4. Отладчик форм

При помощи этой компоненты разработчик может протестировать спроектированную им форму в двух режимах - простом и сетевом.

Простой режим отображает на экране документ, созданный на основе тестируемой формы и дает возможность проконтролировать правильность расположения полей, их стилей, наложение декораций, внешний вид документа. В этом режиме также можно проверить правильность работы макросов связанных с произведением расчетов по полям и пр.

Сетевой режим отладки позволяет разработчику промоделировать поведение документа «на маршруте» и проверить порядок обхода пользователей, правильность предоставления им прав на редактирование и просмотр полей документа.

5. Сервер документов

Сервер документов не является обязательной компонентой, однако его установка и правильное конфигурирование добавляет к системе 1С:Документооборот следующие возможности:

а) Возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе.

б) Отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе.

в) Возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки.

г) Централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям.

д) Обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям.

е) Ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать документы и запросы.

Специальные средства позволяют организовать одновременную работу нескольких серверов и синхронизировать (реплицировать) поступающую на них информацию. Благодаря этому можно многократно повысить эффективность работы системы на предприятиях с сильно распределенной сетью сотрудников.

При электронном документообороте персонифицированного учета в организации используются различные программные средства. На первом этапе персонифицированного учета используется программа «Перечень льготных профессий предприятия», предназначена для подготовки страхователями Перечня рабочих мест, профессий, должностей, занятость на которых дает право застрахованным лицам на досрочное пенсионное обеспечение. Данное программное средство позволяет выполнить следующие функции:

- создание и корректировка Перечня рабочих мест, профессий, должностей, занятость на которых дает право застрахованным лицам на досрочное пенсионное обеспечение.

- выгрузка и загрузка сформированного Перечня в формате файла xml.

- печать Перечня в виде формы установленного образца.

- печать поименного списка в виде формы установленного образца.

- получение статистики с выводом на экран и принтер.

На втором этапе используется программа, разработанная ПФР. С помощью данной программы отражаются персональные данные сотрудников предприятия, сведения о взносах на страховую и накопительную части пенсии, периоды стажа за отчетный период.

Юридические и физические лица, участвующие в электронном документообороте ПФР с использованием специальных программных и технических средств являются конечными абонентами системы электронного документооборота.

Юридические, физические лица направляют на имя руководителя органа ПФР письменное заявление о подключении его к системе электронного документооборота ПФР.

Получив письменное заявление от юридического, физического лица на его подключение к системе электронного документооборота ПФР, орган ПФР направляет в его адрес следующий пакет документов:

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР;

номер ключевой серии, выделенный данному органу ПФР;

номера ключей шифрования и электронной цифровой подписи из данной ключевой серии, выделенные органу ПФР;

Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации.

Порядок действий юридического и физического лица:

- заключение договора с сертификационным центром на изготовление и поставку средств криптографической защиты информации, ключей шифрования и электронной цифровой подписи (далее - продукция) и направление его в сертификационный центр;

- проведение мероприятий по подготовке к эксплуатации средств криптографической защиты информации в соответствии с Требованиями к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ, выданных Пенсионному фонду Российской Федерации;

- назначение из числа своих сотрудников администратора информационной безопасности организации и его заместителя и направление их на обучение в сертификационный центр.

Физическое лицо как самостоятельный участник электронного документооборота ПФР является администратором информационной безопасности в одном лице.

Сертификационный центр в соответствии с договором производит изготовление продукции. Уполномоченные должностные лица сертификационного центра оформляют Акт об изготовлении криптографических ключей в трех экземплярах. Два экземпляра направляются другой стороне, один остается в сертификационном центре.

Юридическое, физическое лицо получает продукцию в соответствии с договором.

Юридическое, физическое лицо оформляет Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и направляет своего администратора информационной безопасности либо прибывает самостоятельно в подразделение по защите информации органа ПФР для предварительной регистрации и инструктажа с комплектом документов, в состав которого входит:

- Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР, подписанное юридическим или физическим лицом;

- контрольный лист с образцами печати юридического лица и личной подписью руководителя (контрольный лист физического лица также представляется с образцом его личной подписи);

- выписку из приказа о назначении администратора информационной безопасности и его заместителя у юридического лица, заверенную печатью и подписью руководителя;

- Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (1 экз.);

- Акт об изготовлении криптографических ключей (1 экз.);

- Акт о готовности к эксплуатации программно - аппаратного комплекса, защищенного СКЗИ (1 экз.);

- открытые ключи шифрования и электронной цифровой подписи;

- сертификаты открытых ключей (регистрационные карточки, 1 экз. остается в органе ПФР);

- справочник открытых ключей.

В подразделении по защите информации органа ПФР с администратором информационной безопасности проводится обмен открытыми ключами шифрования и электронной цифровой подписи, паролями для организации системы оповещения о компрометации ключей по телефонной сети общего пользования, а также вносятся дополнения и изменения в справочники.

При соблюдении юридическим или физическим лицом всех вышеуказанных условий руководитель органа ПФР подписывает Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. После чего юридическое или физическое лицо становится абонентом системы электронного документооборота ПФР.

Таким образом, на предприятии МУЗ «Городская больница № 11» применяются такие программные средства, как «1С: Документооборот», «Перечень льготных профессий предприятия», программа, разработанная ПФР.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом