Особенности использования программных средств при рационализации и автоматизации документооборота

управление документ электронный автоматизация

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации.

Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее, организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться.

Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.

Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению комплекса электронных документов (ЭД).

Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.

Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении .

Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимообусловливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.

Организация проектирования АС ДОУ включает:

1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.

Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

К приказу прилагается план мероприятий по автоматизации системы ДОУ. В подобном плане должны быть указаны даты начала и завершения выполнения каждого мероприятия.

2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ) с целью определения организации - разработчика системы.

3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами с заявлением на участие в конкурсе.

4. Согласование технического задания на проектирование АС ДОУ. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней.

5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование АС ДОУ.

6. Проектирование АС ДОУ.

7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.

8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).

9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.

10. Ввод АС ДОУ в действие.

11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо по договору - представителями организации - разработчика АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией .

Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая документация", содержащий взаимоувязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.

Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей документации на АС..

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

- обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

- автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Итак, эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении ее работоспособности.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом