Документирования входящих е-документов

Основные принципы электронного документооборота изложенные в законах В страны ;. ("Об электронных документах и электронном документообороте", "Об электронной цифровой подписи" и т.д.). Основным организационно-распорядительным актом, регламентирующим документальном обеспечении электронного документооборота, является типичным порядок осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти, утвержденный Постановлением КМУ от 28 октября 2004 Л ° +1453.

Орган исполнительной власти осуществляет электронный документооборот через специальные телекоммуникационные сети или телекоммуникационные сети общего пользования. При этом отправления органом исполнительной власти электронного документа через телекоммуникационные сети общего пользования осуществляется по решению руководителя этого органа.

Ответственность за организацию осуществления электронного документооборота в органе исполнительной власти несет его руководитель. Обеспечение осуществления электронного документооборота возлагается на службу делопроизводства.

Электронные документы, которые поступают в адрес органа исполнительной власти, принимаются службой делопроизводства централизованно.

Электронный документ, поступивший в адрес органа исполнительной власти, подлежит отклонению в следующих случаях:

o отсутствии у адресата надежных средств электронной цифровой подписи;

o поступления не по адресу;

o заражения вирусом;

o отрицательного результата проверки на целостность и подлинность всех наложенных на него электронных цифровых подписей.

Предварительное рассмотрение электронного документа осуществляется в визуальной форме. Определения, требует электронный документ обязательного рассмотрения руководителем органа исполнительной власти или других должностных лиц в соответствии с функциональными обязанностями, необходимость его регистрации, а также установление сроков выполнения этого документа структурными подразделениями или непосредственными исполнителями осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумаге.

Входящие внутренние и выходные электронные документы регистрируются в одной системе с соответствующими документами на бумаге.

Регистрация входящих электронных документов осуществляется в том же порядке, что и входящих документов на бумаге. Контроль за выполнением и оперативным использованием имеющейся в электронных документах информации осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумаге.

Для обеспечения регистрации, учета, поиска и контроля выполнения входного электронного документа заполняется регистрационно-контрольная карточка в электронной форме.

После регистрации входящего электронного документа адресат в двухдневный срок направляет отправителю о его принятии и регистрации.

Регистрационно-контрольная карточка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

Вид документа - заполняется в соответствии с названием документа, регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется.

Отправитель - при регистрации документа, поступившего (адресат) записывается наименование органа исполнительной власти - отправителя документа. Во время регистрации документа, отправляемого записывается наименование органа исполнительной власти - адресата. Допускается применение сокращенного наименования органа исполнительной власти.

Дата - дата, указанная на документе органом исполнительной власти - отправителем.

Регистрационный номер - регистрационный номер, предоставляется документу органом исполнительной власти, отправителем. После выполнения номер документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.

Дата и время поступления - дата и время поступления документа в орган исполнительной власти.

Входящий регистрационный номер - номер, присвоенный адресатом. После выполнения номер документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами

Дата и время регистрации адресантом - дата и время регистрации исходящего документа органом исполнительной власти - адресатом согласно сообщению о принятии и регистрации документа.

Заголовок или краткое содержание - по заголовком, указанным на документе. В случае отсутствия заголовка формулируется краткое содержание документа.

Резолюция - основное содержание поручения согласно документу "Резолюция", фамилия должностного лица органа исполнительной власти, его составившим, и дата, указанная на документе.

Ответственный - инициалы и фамилия ответственного исполнителя согласно документу "Резолюция" с указанием номера телефона (при наличии).

Срок выполнения документа - конечная дата выполнения документа. Во время выполнения регистрации документа, созданного по инициативе органа исполнительной власти - отправителя, записывается ожидаемая дата получения ответа.

Отметка о выполнении - кратко излагается суть вопроса или дата и регистрационный номер документа-ответа.

Для фиксирования резолюции по выполнению входного электронного документа составляется соответствующий внутренний электронный документ "Резолюция" за подписью соответствующего должностного лица, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Обработка электронной документов

Оформление электронных документов, которые состоят в органе исполнительной власти, за исключением особенностей их подписания или утверждения, осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумаге.

Подписания или утверждения электронного документа осуществляется путем наложения на него электронных цифровых подписей соответствующих должностных лиц. На момент наложения последнего электронной цифровой подписи технологически / или организационно обеспечивается проставлением в созданном электронном документе даты и его регистрационного номера.

В случае неподписания или неутверждения электронного документа руководителем органа исполнительной власти или другим должностным лицом регистрация этого документа отменяется, а его исполнитель информируется об отклонении документа.

Проставления электронной печати на электронный документ осуществляется в соответствии с законодательством. При этом указанная процедура выполняется только после подписания или утверждения электронного документа.

Адресации электронных документов осуществляется с соблюдением тех же требований, что и для документов на бумаге. Перед отправлением исходного электронного документа проводится проверка его целостности и подлинности всех наложенных на него электронных цифровых подписей с соблюдением тех же требований, что и для входящих документов.

Выходные электронные документы отправляются адресатам службой делопроизводства централизованно, не позднее следующего рабочего дня после их получения от структурных подразделений или исполнителей.

Электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления отправителю о его принятии и регистрации.

В случае неполучения от адресата в течение двух рабочих дней сообщение о принятии и регистрации или об отклонении электронного документа, отправитель принимает дополнительных мероприятий с использованием других средств связи для получения от адресата уведомления.

В случае получения от адресата сообщения об отклонении электронного документа отправителем принимаются меры по устранению причин отклонения и обеспечения повторной отправки этого документа. Если такс сообщение получено от адресата, не имеет надежных средств цифровой подписи, этому адресату направляется соответствующий документ на бумаге.

Согласование электронного документа осуществляется путем наложения на него электронной цифровой подписи должностного лица.

Замечания и предложения к представленному электронного документа (в случае наличия) фиксируются в отдельном электронном документе, на котором накладывается электронная цифровая подпись должностного лица.

Порядок внутреннего согласования электронных документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти утверждается его руководителем, если иное не установлено законодательством.

В случае отсутствия в органе исполнительной власти, с которым согласуется электронный документ, надежных средств электронной цифровой подписи этом органа для согласования предоставляется соответствующий документ на бумаге.

Оперативное хранение электронных документов в органе исполнительной власти, подготовка и передача их в архивное учреждение осуществляются с соблюдением требований нормативных актов в сфере архивного дела.

Срок хранения электронных документов должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание