Нормативно-правовая база управленческого документоведения

Процесс управления базируется на основании документационного обеспечения, которое, в свою очередь, должно иметь нормативно-правовую базу. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления включает:

o законодательные акты Украины в сфере информации, документации и документирования;

o Указы и распоряжения Президента Украины, постановления и распоряжения Правительства, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления;

o правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

o правовые акты нормативного и инструктивного характера;

o методические документы по делопроизводству в учреждении;

o государственные стандарты на документацию;

o унифицированные системы документов;

o классификаторы технико-экономической и социальной информации.

На сегодня в сфере управленческой документации могут применяться следующие стандарты:

К.В. Кислюк. Специальное документоведение

o ДСТУ 2732: 2004. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

o ДСТУ 3843-99. Государственная унифицированная система документации. Основные положения.

o ДСТУ 3844-99. Государственная унифицированная система документации. Формуляр-образец. Требования к построению.

o ДК 010-98. Государственный классификатор управленческой документации.

o ДСТУ 3008-95. Документация. Отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления.

o ДСТУ 4163-2003. Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

o ДСТУ 2392-94. Информация и документация. Базовые понятия. Термины и определения.

Развитие делопроизводства в Украине

Зарождение делопроизводства достигает времен Киевской Руси IX-XIII вв. Его особенностью следует считать отсутствие исключительных правил оформления документов. Документы часто включались в состав тех или иных литературных источников.

Со времен Древней Руси до нас дошла в первую очередь "Русская Правда". Это первый известный нам сборник писаного права. Он дату- бьется серединой XI в. и приписывается князю Ярославу Мудрому и его сыновьям ("Правда Ярославичсй»). Следующим распространенным видом документов были княжеские и церковные "уставы" и "уроки". Под "уроками" понимают постановления князей, главным образом, финансового характера, посвященные налогам и судебным штрафам. Церковные уставы имели мсти регламентацию правового положения церкви в государстве, материальное обеспечение церкви, сферы компетенции церковного суда. Первые законы были изданы еще в конце X в. Крестителем Руси князем Владимиром Святославичем.

В "Повести временных лет" сохранились договоры Киевской Руси с другими государствами. Прежде всего, ЦС договоры киевских князей с

Византией X в. В них находим первые указания на юридическую силу документов и необходимость письменной фиксации взятых на себя обязательств (против силы устной клятвы, зафиксированной нос в Ветхом Завете - "Не ври!").

Развитие делопроизводства в Украине приходится на следующую историческую эпоху и связан с пребыванием Украины в составе Литовско-Русского государства и королевства Польского с более высоким уровнем делопроизводственных активности, чем на Руси.

От этого периода остался огромный массив так называемых актовых книг, от деятельности земских судов. Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. Они делились на декретные, записные и текущие. В записных книгах собирали протоколы судебных заседаний. К протоколам добавлялись рассмотрены в судах документы, оформленные в декретных книгах. Кроме обычных частноправовых документов: дарственных, купчих, долговых и т.д. здесь содержались королевские жалованные грамоты, "привилегии", сейму конституции (постановления), инвентарные и межевые записи. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств, заявлений и т. Д. Актовую книгу сшивали раз в год из всех упомянутых документов. Официально актовые книги предлагалось держать в специальном месте в сундуках, закрытых на три замка.

Становление национального делопроизводства в Украине связано с появлением казацкой и гетманской государственности. Делопроизводством на Запорожской Сечи ведал писарь. Военного писаря запорожские казаки выбирали на общем совете. Он ведал всеми письменными делами Войска Запорожского, принимал все указы, ордера, письма, которые поступали в Сечь, переписывался с иностранными держателями. Внешней отличием военного писаря был чернильницу (чернильница) в серебряной оправе. Самым известным документом, который вышел из-под пера казацких писарей, является письмо казаков турецкому султану в ответ на его предложения перейти к нему в подданство.

По казацким образцами были построены органы управления Гетманщины середине XVII - середине XVIII в .: сотенные, полковые канцелярии, Генеральная Военная Канцелярия. их служащие составили особый социальный слой - - "военные канцеляристы", хотя его численность не превышала нескольких тысяч человек. Для своего времени военные канцеляристы были достаточно образованными людьми. Многие из них учились в Киево-Могилянской академии за рубежом.

Наибольшим по количеству документов актов делопроизводства органов казацкой власти является фонд 51 Центрального государственного исторического архива в г.. Киеве - "Генеральная Военная Канцелярия". Этот архивный фонд насчитывает 22584 дела, которые охватывают одна тысяча шестьсот пятьдесят шесть -1765 pp. По форме документы, сосредоточены в фонде 51 (ГВК) можно разделить на следующие основные группы: а) универсалы, путевые листы, рапорты, игромемории; б) ревизии, компутов, реестры, сведения; в) иски, поиски, последствия; г) сообщение, челобитные, жалобы; д) журналы входящих и исходящих бумаг.

Все документы этой эпохи имеют определенную структуру. Они содержат адресата, название документа, дата и место его составления, определенную последовательность в изложении содержания. Подписывали их казацкая старшина и чиновники из органов местного самоуправления, и свидетельствовали подписями писцы и печатями. Наиболее распространенными с конца XVI в. к середине XVIII в. были печати с изображением казака с мушкетом на плече. Это изображение является на проекте Большого государственного герба, законопроект о котором в 2009 году подано в Верховную Раду Украины.

Вхождения украинских земель в состав Российской и Австрийской империй с единой системой управления и централизованным бюрократическим аппаратом способствовало совершенствованию делопроизводственной дела в Украине. До настоящего времени от той эпохи сохранилось немало правил и норм. Прежде всего, это:

1) Коллегиальная система управления. Она была основана Петром I в начале XVIII в. в форме 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. Важнейшие решения должны приниматься с участием всех членов коллегии.

2) Иерархическая система государственной службы. В 1722 году была введена в действие "Табель о рангах". Она устанавливала порядок прохождения службы, систему 14 рангов в армии, флоте, коллегиях и при дворе. По каждому рангу было установлено особое титулования. "Табель" действовала до 1917 года. Благодаря ей в канцелярские делопроизводство вошла практика официального адресации.

3) Система бюрократического документооборота между органами управления разного уровня. ее было упорядочено 1775 после издания Екатериной П "Руководство об управлении губерниями". Высшие органы власти давали указания, подчиненные писали "доносы" об их выполнении. Процесс прохождения входящих и исходящих документов регистрировался в журналах. На входных документах в верхнем правом углу ставилась дата получения и входящий номер. Зарегистрированные документы рассматривались специально предназначенными исполнителями. О своей работе учреждения составляли отчеты. Использованные документы направлялись в "архива".

Очередное реформирования центрального управленческого аппарата Российской - империи имело место в 1810-1812 годах. Вместо коллегий были созданы министерства во главе с единственным руководителем. Делопроизводство министерств претерпело окончательной унификации. Распространилась практика издания различных "Письмовник", которая содержала образцы основных деловых бумаг. Достаточно заменить адрес, фамилия и даты чтобы получить новый документ.

Таким образом, зарождение документоведения было связано с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственных процессе, в прикладной сфере.

Вступление документоведением нормативизованого, теоретического характера приходится на советский период в истории Украины. В начале 1930-х гг. В Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации дня работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МПАИ началось преподавание делопроизводства как учебной дисциплины. 1943 впервые появился и сам термин "документоведение". В 1960-е гг. Оно становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1966 г.. Для организации научных исследований в этой области было создано Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Одновременно был разработан и введен в действие Единую государственную систему делопроизводства (ЕДСД). Всего было унифицировано более 4,5 тыс. Форм документов.

За годы независимости Украины состоялся радикальный переворот в делопроизводстве:

o сформирована новая система государственных органов власти и местного самоуправления;

o Конституцией Украины государственным языком была провозглашена Украинская;

o принят ряд законов делопроизводственного характера и утверждены типовые инструкции по делопроизводству в органах власти и

местного самоуправления (например, Примерка инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной Постановлением КМУ № 1153 от 17 октября 1997 p.). Одним из последних нормативно-правовых актов в этой области стало Постановление Кабмина о порядке документального обеспечения электронного документооборота (2007); o введено в действие новые делопроизводственные стандарты, указанные выше. При этом направления развития документоведения остаются неопределенными. Часть нормативных документов, например, библиография, ориентированная на российские аналоги, еще менее соответствует международным нормам.

В других странах правовые нормы, касающиеся организации общего делопроизводства, являются обязательными составляющими различных законодательных актов, правительственных программ, национальных стандартов. Вузовская подготовка специалистов осуществляется чаще всего в рамках специальности "Библиотечное и информационная наука".

Регулятивноунификативни функции в области международных правил документации выполняет Международная организация по стандартизации, ICO (International Organization for Standardization, ISO). Это глобальная негосударственное учреждение для 54 стран определяет, какие стандарты необходимы для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она была официально основана 23 февраля 1947 В ICO более 30 тыс. Экспертов участвуют в технической работе, которую организовывают 187 комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний этих органов. Парк стандартов ICO превышает 14 тыс. Единиц, ежегодно публикуется более 800 новых и пересмотренных стандартов. Управление документацией в международном стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, основанной на требованиях стандартов ICO 9001.

В сфере делопроизводства и архивного дела разработаны и широко применяются следующие стандарты:

o ISO 15489-2001. "Информация и документация - Управление документами" (Information and Documentation - Records management)

o ISO / TS 23081-1: 2004. "Информация и документация - Процессы управления документами - месть поле и документов" (Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1 Principles).

o ISO / DI 22310. "Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах" (Information and Documentation - Requirements for records / documents management in standards).

o ISO +8439 1990. "Бланки. Основная схема составления" (Forms design - Basic layout).

ISO 14416: 2003. "Информация и документация - требования к подготовке книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - методы и материалы". Несмотря на название, этот стандарт также определяет основные принципы управления документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы, содержит описания таких делопроизводственных операций, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и др., Распределяет ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание