Объяснительные и докладные записки

Докладная записка - это служебный документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, в котором автор информирует о ситуации, сложившейся о событиях и фактах, имевших место о проделанной работе, а также приводит свои выводы и предложения.

Докладные записки могут готовиться как по собственной инициативе, так и по указанию руководства. В основном цель инициативной докладной записки - побудить руководителя к принятию конкретного решения. Поэтому текст докладной запискиьчитко делится на 2 части: в первой, констатирующей, приводят факты или описывают ситуацию, а во второй - выкладывают предложения, просьбы. Докладные записки, в которых руководителя информируют о ходе работ, подают регулярно. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Оформление этих документов зависит; от адресата. Внутренние докладные записки (подаваемые руководителю структурного подразделения или предприятия) оформляют на чистом листе бумаги от руки. Внешние докладные записки (выходящие за пределы предприятия) оформляют на общих бланках.

Пояснительная записка - это служебный документ, в котором объясняется содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или причины каких-то событий, фактов и т.

В зависимости от содержания и назначения пояснительные записки разделяют на 2 группы:

o Записки, сопровождающих основной документ (план, отчет) и объясняют содержание его отдельных положений. их оформляют на общих или специальных бланках учреждения машинописным способом.

o Записки по поводу каких-то случаев и ситуаций, сложившихся с вины и поведения отдельных работников и тому подобное. Текст таких объяснительных записок должен быть убедительным и должна содержать неопровержимые доказательства. Оформляют их на чистом листе бумаги от руки.

Изложения текста может быть прямым, то есть когда он содержит в определенной последовательности вступление, доказательную часть и выводы, и обратным - когда доказательная часть стоит после выводов.

Пояснительную записку используют для объяснения ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе подчиненного ..

Служебные письма

Служебное письмо - общее название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - почтовой пересылкой. Служебные письма относятся к основным средствам обмена информацией между предприятиями и учреждениями. На них приходится значительная часть входящей и исходящей документации.

Служебные письма присылают чтобы побудить адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить в чем-то. Это достигается благодаря четкости изложения и содержательности текста.

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух логически связанных частей: вводной и основной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства, документы, дать нормативных или инструктивных материалов. В последней части текста письма выкладывают его главную цель в форме предложения, отказа, гарантии и т.п..

Служебное письмо оформляется на специальном / фирменном бланке (предпочтение отдается угловом расположению основных реквизитов) или на чистом листе бумаги (в таком случае оставляют место для отпечатка углового или продольного штампа адресата). В зависимости от объема текста используют бланки или листы формата А4 или А5.

Реквизиты служебного письма:

o название организации-отправителя письма;

o справочные данные об организации-отправителя письма;

o номер письма (индекс) и дата;

o адресат (получатель) листа;

o заголовок письма;

o номер и дата письма, правивших за основу для составления ответа;

o текст;

o перечень приложений с указанием количества страниц;

o подпись руководителя;

o фамилия исполнителя.

Служебные письма - это единственная форма документов, где указывается реквизит "вид документа", то есть "Служебное письмо» не назначают.

Существует много видов служебных писем:

o информационные;

o рекламные;

o приглашения;

o сопроводительные;

o подтверждения

o напоминания

o гарантийные;

o инициативные;

o ответа;

o рекомендательные и другие.

Информационные письма - это служебные письма, в которых получатель информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия. Как правило, адресант предлагает свои изделия или услуги. Информация, приведенная в письмах такого типа, должно быть как можно шире. Адресата можно указывать обобщенно.

Рекламные письма - это разновидность информационных писем. Они содержат детальное описание товаров или услуг и направляются конкретным адресатам, чтобы побуждать их воспользоваться предложенным. Несмотря на то, что рекламные письма оформляют на фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов также отмечают в тексте.

Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях. Письма-приглашения адресуют конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям. Начинать эти письма можно такими оборотами: "Просим принять участие в ..."; "Приглашаем ..."; "Приглашаем Вас ...".

Далее раскрывают характер мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения.

Занятость - это такие служебные письма, в которых адресата информируют об отправке ему прилагаемых к письму. Сопроводительные письма следует начинать словами: "Посылаем ..."; "Направляем ..."; "Отправляем ..." и т.

Перечень документов, передача которых сопровождается данным письмом, оформляют как приложения к текста сопроводительного письма. Сопроводительным письмом можно оформлять и пересылки информационных справок служебного характера в вышестоящие инстанции.

Письма-подтверждение - это служебные письма, в которых подтверждается тот или иной факт, например получение переводов, ценных бумаг и т. Письма-подтверждения могут содержать также информацию о действии ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и др. Текст таких писем начинается словами, образованными от слова "подтверждать". Своевременность отправки писем-подтверждений (в случае необходимости) устраняет необходимость подготовки и направления писем-напоминаний, позволяет адресату снять вопрос с контроля.

Письма-напоминания -это служебные письма, в которых напоминается о приближении или истечения срока исполнения каких-то задач (обязательств), проведение мероприятий и необходимость вследствие этого принять соответствующие заходил. Тексты таких писем могут состоять из 1-2 предложений и начинаются словами, образованными от глагола "напоминать".

Гарантийные письма - это такие служебные письма, в которых гарантируется выполнение чего-то (например, оплаты за услуги или товары, обеспечение рабочего места и т.д.). Если гарантийное письмо содержит сведения финансового или материального характера, то, несмотря на то, что банковские реквизиты адресата является на фирменном бланке, необходимо продублировать в тексте. В таком случае гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия (организации, учреждения).

Инициативные письма - это служебные письма, побуждающих адресата дать ответ адресанта. Тематика инициативных писем ограничено. В зависимости от изложенного в письме, ответ может быть положительной или отрицательной. Инициативные письма могут направляться от имени руководителя, руководства или трудового коллектива.

Ответном - это такие служебные письма, в которых дают ответы на инициативные письма. Если в инициативном письме изложено несколько вопросов, то в письмах-ответах отвечают на каждое из них, независимо от того, какой ответ-положительных или отрицательная. Текст таких документов должно быть четким, конкретным, в случае отказа - обоснованным.

Рекомендательные письма - выдаются при ходатайстве о должности, устройстве на новую ответственную работу, представлении на соискание гранта. Такие письма подаются теми, кто хорошо знает лицо, ее профессиональные и человеческие качества, круг интересов, научные работы и имеет определенный авторитет и признание в своей области.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание