Организация и документирование выставочной деятельности

План изложения

2.1. Понятие и назначение выставок.

2.2. Общая организация выставок.

2.3. Выставочные стенды.

Понятие и назначение выставок

Выставка - это художественно оформлена подборка документов и / или других экспонатов для публичной демонстрации (экспонирования).

Выставки подразделяются на определенные разновидности как по времени функционирования, так и по месту демонстрации.

По времени функционирования выставки могут быть:

o постоянно действующими (с использованием копий документов, оригиналы используются как исключение),

o временными (от 2-х недель),

o краткосрочными (до 10 дней).

Постоянные выставки многоплановые. Временные выставки организуются на определенный срок и могут приспосабливаться к юбилейным и памятным датам.

По месту демонстрации выставки делятся на:

стационарные, которые размещаются в специальных помещениях, оборудованных соответствующими стендами, витринами и другими приспособлениями;

передвижные, которые могут работать во временно приспособленных для этого помещениях (в учебных заведениях, библиотеках, различных организациях и др.) и имеют экспонировать документы и материалы только в виде копий.

При предоставлении обусловленного договором авторского продукта составляется Акт приема-передачи. Он фиксирует, с стороны автора факт передачи продукта в оговоренные сроки, с стороны организации - отсутствии претензий по качеству авторского информационного продукта.

Договор подписывается всегда руководителем организации, акт - сотрудником, непосредственно работает с авторским продуктом. И договор, и акт составляются в двух экземплярах, один из которых хранится у автора, другой - в информационной организации.

Выставки также могут быть общекультурным И коммерческими. Общекультурные выставки выполняют просветительские функции. Зато коммерческие выставки:

во-первых, является способом продажи продукции;

во-вторых, представляют собой эффективный ресурс для организации маркетинговых исследований;

в-третьих, является способом рекламы собственной фирмы;

в-четвертых, является плоскостью для деловых переговоров.

Возможно разделение выставок на персональные, где представлены произведения одного художника, а также тематические, где отбор экспонатов ориентируется на освещение определенной художественной, научно-технической, общественно-политической и т.д. темы.

Общая организация выставок

Организация выставок в целом, как персональных, так и тематических, предусматривает осуществление следующих этапов:

1. Выбор темы выставки.

2. Разработка плана подготовки и проведения выставки. Установка даты и времени проведения.

3. Создание временного творческого коллектива и распределение работ.

4. Составление тематического плана выставки.

5. Предварительная работа с выбранным материалом.

6. Составление программы и определение списка приглашенных на открытие выставки.

7. Подготовка информационных материалов выставки: приглашений, программ, пресс-релизов. Обязательно должно быть книга отзывов для посетителей, желательно - анкеты для их опроса.

8. Организация выставки: определение места, отбор экспонатов и их просмотр, разработка макета выставки, составление библиографических описаний документов, которые экспонируются; выбор заголовков стендов, цитат, уточняющих надписей; оформление выставки; консультации с автором и специалистами по содержанию выставленных материалов.

9. Создание каталога выставки.

10. Анализ результатов работы выставки (анкетных опросов, бесед с гостями, отзывов ЗМ1).

В документировании выставочной деятельности главным документом является тематико-экспозиционный план. Тематико-экспозиционный план содержит название разделов (подразделений) выставки, аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки. Документы перечисляются с указаниями их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Названия экспонатов даются полностью и точно.

С целью сохранения опыта все основные документы по организации и проведению выставок могут быть сформированы в специальную дело, что вносится в номенклатуру дел архивного учреждения. В нее включают: тематический и экспозиционный планы, фотографии- общего вида выставки, негативы и копии документов, тексты лекций, информацию об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справку о месте экспонирования выставки, сведения о количестве посетителей и др.

Выставочные стенды

Самой распространенной формой современной выставочной деятельности является предоставление отдельного стенда для участия в коллективных выставочных мероприятиях. Как правило, размеры места для экспозиции, выставочных стендов, порядок проведения и оформления достаточно хорошо регламентированы.

Для предварительной подготовки к участию в выставке рекомендуется осуществить следующие мероприятия:

1. Составить подробный перечень вещей и предметов, которые должны быть приняты на выставку. Наличие данного документа упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск.

2. Сделать информационное обеспечение стенда. Оно должно включать в себя тексты, плакаты, диаграммы, фотографии. При этом количество визуальных экспонатов, однако, не должна быть чрезмерной. На выставочном стенде должны преобладать действующие экспонаты или их модели.

3. Подготовить сопутствующие информационные материалы, в том числе:

- Рекламные буклеты, проспекты и листовки;

- Прайс-листы;

- Техническая документация на наиболее важные экспонаты;

- Демо-версии экспонированного продукта;

- Раздаточные материалы с логотипом фирмы. ,

- Анкеты для учета (опроса) посетителей стенда. К анкете целесообразно внести такие пункты: ФИО, ОРГАНИЗАЦИЯ - место работы посетителей и потенциальных клиентов (партнеров) АДРЕС - юридическое или домашняя; Телефон / факс - рабочий и домашний, ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ - пожелание, степень заинтересованности, приоритет контакта.

Как правило, не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и направляется в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес / телефон, номер банковского счета). Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. Все больше организаций, которые специализируются на выставочной деятельности, имеют готовый образец заявки, который предоставляют своим клиентам. Такой образец, в частности, можно скачать с их веб-сайтов. В противном случае можно оформлять заявку по образцу служебного письма (инициативного, гарантийного) за подписью первого руководителя организации.

После получения заявки должен поступить подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделение необходимого количества места. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг их перечень должен быть указан в предварительной заявке или дополнительно после получения подтверждения. Оплата участия в выставке делается за 5-10 дней после получения подтверждения.

После окончания выставки состоит финальный обзор, т. Н. SUM-UP. Он содержит две основные части:

* Информационную, в которой подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

* Аналитическую, в которой рассматривается общее состояние рынка на момент проведения выставочного мероприятия, перспективные направления его развития, конкурентоспособность собственных представляемых продуктов по сравнению с аналогичной продукцией других производителей.

Обычно, итоговый отчет оформляют на листе бумаги в произвольной форме. Только в крупных организациях возможна подача отчета в форме докладной записки.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание