Основные требования к содержанию и расположения реквизитов управленческих документов

ДСТУ 4163-2003 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов содержат следующие основные требования к содержанию и расположения реквизитов управленческих документов.

Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым на бланках с угловым расположением реквизитов размешивают на верхнем поле бланка над серединой строк с названием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Размер изображения: высота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Изображение эмблемы организации размещают слева от названия организации. На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа.

Название организации высшего уровня указывают сокращенное, а при отсутствии официально зарегистрированного сокращения - полностью. Название организации - автора документа, должна соответствовать названию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полной, отдельной строкой в центре. Название филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, когда они - авторы документа, и располагают ниже наименования организации высшего уровня. Как правило, название вышестоящей организации печатают буквами больших размеров.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.), их размешивают ниже названия организации или структурного подразделения.

Дата документа - это дата его подписания, утверждения, принятия, зареестрування, которую оформляют цифровым способом. Рекомендовано приводить дату в следующей последовательности: число, месяц, год: "15.01.2009". В нормативно-правовых актах и финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформления даты, например: 29 января 2009. Дата ставят ниже названия документа наряду с регистрационным индексом.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа.

Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. Документ неповинен содержать более четырех адресатов. Адресации осуществляется по следующим правилам:

o В случае адресации документа организации или ее структурном подразделении их названия подают в именительном падеже, например:

"Министерство юстиции Украины".

o В случае адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в состав наименования должности адресата, например:

Ректору Национального аэрокосмического университета им. М.Е. Жуковского "ХАИ" Фамилия, инициал (ы)

o Если документ отправляют должностному лицу, название учреждения отмечают в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Государственный комитет архивов Украины Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту Фамилия; инициал (ы)

o Если документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно, например:

Директорам центральных государственных архивов Украины

К реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, сведения о которой записывают в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Высшая аттестационная комиссия Украины, ул. Крещатик, 24, г.. Киев, 01001

Если документа физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, например,

Сергунька Алексей Семенович ул. Рымарская, д. 7, кв. 24 м. Харьков, 61057

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подписи, инициалов (-ов) и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения, например,

УТВЕРЖДАЮ Министр обороны Украины Подпись Инициал (ы), фамилия 07.03.2009

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), названия, даты и номера утверждаемой-го документа в именительном падеже, например,

Утверждено

Приказ Госкомархива Украины

16.05.2009 №40

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Заголовок к тексту документа должен быть согласован с названием документа и содержать краткое изложение его основного смыслового аспекта. Заголовок отвечает на вопрос "о чем?", "Кого?", "Зачем?". Например, приказ (о чем?) О создании учреждения; должностная инструкция (кого?) секретаря-референта; протокол (чего?) заседания правления.

Отметку о наличии приложений размещают под текстом документа. Наличие приложений, полное название которых приводят в тексте, фиксируют по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полных названий которых нет в тексте, то эти названия надо подать после текста, отметив количество листов в каждом приложении и количество их экземпляров, например,

Приложения:

1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2009г. На 5 л. в 1 экз.

2. График ремонтных работ на II квартал 2009г. На 2 л. в 1

прим.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полной, если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (-ов) и фамилии, например:

Председатель Государственного комитета

статистики Украины Подпись Инициал (ы), фамилия

Реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений.

Если документ подписывают несколько (два или более) человек, то их подписи располагают друг под другом в соответствии с подчиненности должностных лиц, например,

Директор Подпись Инициативы), фамилия

Главный бухгалтер Подпись Инициал (ы), фамилия

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например,

Глава дирекции Подпись Инициал (ы), фамилия

Секретарь дирекции Подпись Инициал (ы), фамилия

Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед названием должности непозволительно.

Гриф согласования размешивают ниже реквизита "Подпись". Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (вместе с названием организации), личной подписи, инициалов (-ов) и фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования и науки Украины Подпись Инициал (ы), фамилия 05.02.2009

Если документ согласовывают письмом, протоколом, актом и т.д., то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления Национального банка Украины 23.01.2009 №2

Визой оформляют внутреннее согласование документа. Виза состоит из названия должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирует документ, дать завизування, например,

Начальник юридического отдела Подпись Инициал (ы), фамилия 18.09.2009

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

Оттиск печати ставят так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.

Отметку о заверении копии документа составляют со слов "Согласно с оригиналом", названия должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже подписи, например,

Согласно с оригиналом

Секретарь Подпись Инициал (ы), фамилия

26.06.2001

Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона отмечают на лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа документа в следующих формах:

Петренко 556 24 июля

Петренко Петр Михайлович 556 24 июля

Запись о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, приобщенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины "О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти". Согласно Указу, с 1 января 1993 подлежат обязательной регистрации "нормативно-правовые акты, издаваемые министерствами, другими органами исполнительной власти, органами хозяйственного управления и контроля и затрагивающие права, свободы и законные интересы граждан или имеют межведомственный характер". Не регистрируются нормативно-правовые акты персонального направления или однократного действия. Этот реквизит располагают после грифа утверждения в правом верхнем углу управленческого документа.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание