Планы и графики

План работ - документ, устанавливающий точный перечень намеченных работ (мероприятий), которые должны быть выполнены, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Под общим названием "план" объединится далеко неодинакова по назначению, тематике, объему и практическим значением информация, начиная от плана проведения одного мероприятия и заканчивая планами работы на неделю, месяц, квартал, полугодие, год и т.

Чрезвычайно важным для этого документа является рубрикация. То есть, правильное разделение плана на соразмерные части; соблюдение однотипного способа изложения всех пунктов плана; точность и четкость формулировок.

Планы работ разделяют на следующие группы:

перспективные (рассчитанные на несколько лет);

o годовые;

o полугодовые;

o квартальные;

o месячные;

o недельные;

o дневные.

Планы работ могут иметь как текстовую форму, так и табличную. На практике более удобной считается табличная форма.

Особыми реквизитами, которые обязательно должны быть указаны в плане работ, являются:

o гриф утверждения (планы работ могут быть утверждены непосредственно руководителем учреждения, а могут утверждаться распорядительным документом руководителя учреждения);

o название вида документа вместе с заголовком - указанием периода, на который он составлен (например, план работы главного управления Пенсионного фонда Украины в Черкасской области на II полугодие 2005 года), а также названия структурного подразделения или должности и фамилии работника, работа которого планируется ( например, план работы на сентябрь 2005 Ветрова Василия Васильевича, главного специалиста управления делами Главного управления Пенсионного фонда Украины в Черкасской области).

В плане работ принадлежит указывать фамилию исполнителя; срок исполнения. Отметка о выполнении проставляется после выполнения мероприятия, указанного в плане работ.

Служебные планы работ подписываются должностными лицами, отвечающими за их выполнение и утверждаются руководителем учреждения. Индивидуальные планы работ подписываются лицом, их составляет, и утверждаются непосредственным руководителем (например план составлен главным специалистом организационного отдела, подпись этого специалиста, утвержден руководителем организационного отдела).

График отпусков - составляется на год. Содержит следующие реквизиты:

o наименование организации;

o наименование структурного подразделения;

o дата, индекс, место издания;

o гриф утверждения;

o текст;

o визы согласования.

Текст начинается сообщению, на который год составлен график, а дальше идут фамилии, должности сотрудников, запланированные сроки отпусков (месяц, количество дней, за рабочий год, подпись работника).

График подписывается руководителем предприятия или его подразделения и соглашается с профсоюзным комитетом.

Отчеты

Отчет - это служебный документ, содержащий сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и тому подобное.

К основным реквизитов отчета можно отнести:

o название учреждения или структурного подразделения - автора отчета;

o наименование вида документа; дата;

o грифы утверждения и согласования;

o текст;

o подписи и оттиск печати.

Различают статистические, текстовые и смешанные отчеты. Статистические отчеты имеют в своем составе табличные формы, в которых сводят статистические периодические данные, отражающие степень выполнения задач, поручений по какой-то определенный промежуток времени. Змитана форма отчета это текст, в который включены статистические таблицы.

Отчеты составляются в соответствии с направлениями проведения или выполнения работы: ежемесячно, ежеквартально и т. Они могут быть как периодическими, так и разовыми или постоянными.

Требования к оформлению отчета, порядка изложения в нем материала и его содержания изложены в ДСТУ 3008-95 "Документация. Отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления». Согласно этому стандарту, отчет условно делят на вступительную часть; основную часть; приложения.

Вводная часть содержит следующие основные структурные элементы:

o титульный лист;

o список авторов;

o содержание;

o перечень условных обозначений, символов, единиц, сокращений и терминов;

o предисловие.

Основная часть содержит следующие структурные элементы:

o введение;

o суть отчета;

o выводы;

o рекомендации;

o перечень ссылок.

Во введении кратко излагают: оценка современного состояния проблемы, отмечая практически решенные задачи, пробелы знаний в данной предметной области, ведущие фирмы и ведущих ученых и специалистов в данной области; мировые тенденции решения поставленных задач; актуальность данной работы и основание для ее выполнения; цель работы и область применения; взаимосвязь с другими работами.

Суть отчета излагают, разделяя материал на разделы. Разделы могут делиться на пункты или на подразделы и пункты. Пункты, если это необходимо, разделяют на подпункты. Каждый пункт и подпункт должен содержать законченную информацию. Отчет должен информировать в соответствии с ситуацией, насколько достигнут результат, какова вероятность того, что произойдет положительный результат, чем проблему не решен совсем, какие меры необходимо принять подобное.

Выводы размещают на новой странице. В выводах приводят оценку полученных результатов работы или ее отдельного этапа (негативных тоже), с учетом мировых тенденций решения поставленной задачи. Текст заключения и приложений может быть разделен на пункты.

Рекомендации размещают после выводов, начиная с новой страницы. В рекомендациях определяют дальнейшие работы, которые считают необходимыми, уделяя основное внимание предложениям по эффективному использованию результатов исследования или разработки.

Библиографические описания ссылок в перечне приводят в соответствии с действующими стандартами по библиотечному и издательскому делу.

Приложения размещают после основной части отчета. В приложения могут быть включены: иллюстрации или таблицы, материалы, из-за большого объема, специфики изложения или формы представления не могут быть внесены в основную часть, дополнительный перечень источников, на которые не было ссылок в отчете, но которые могут вызвать интерес.

Отзывы, рецензии, выводы

Отзыв - документ, в котором выражается обоснованная точка зрения специалиста по научной и исследовательской работы. В отличие от рецензии, отзыв подается на рукописи в их публикации и подписываются непосредственно ученым. Сопроводительное письмо к ответу, если он. состоит, подписывает руководитель учреждения.

Отзыв состоит из названия документа, заголовка и текста. Текст включает введение, в котором дается общая характеристика материала, основное содержание работы и выводы.

Определяя актуальность темы, целесообразно указать на ее связь с государственными или отраслевыми научными программами, приоритетными направлениями развития науки и техники, определенными Верховной Радой Украины и др. В отзыве следует подчеркнуть ключевые проблемы, которые стали предметом рецензируемого исследования, обратить внимание на утверждение, что вызывают сомнения и могут служить основой дискуссии. Предстоит оценить обоснованность и подлинность полученных результатов, их научную новизну, адекватность используемой методологии. Следует также определить значимость труда для науки и практики, указать возможные. конкретные пути использования результатов исследования. Также выкладывают замечания по оформлению работы, на которую подается отзыв.

Коллективный отзыв подписывают специалисты, с указанием ученых степеней и ученых званий, занимаемых должностей, после чего проставляется дата. Авторы отзывов несут ответственность за объективность своего отзыва. При необходимости, считается возможным доработки некачественно подготовленного отклика.

Заключение - документ, в котором высказано мнение о том или ином предмете, делается итог его рассмотрения. Направляется учреждением высшему органу для рассмотрения и утверждения.

В области науки, техники и производства вывод (например, на разработку агрегата) делает ведущая организация, где проводятся научно-исследовательские работы по профилю предмета заключения.

Создание комиссии для вынесения заключения оформляется распорядительным документом. Реквизиты выводу:

o наименование вида документа,

o заголовок,

o текст с общей оценкой и конкретными замечаниями по каждому пункту,

o подпись, печать.

Подписывая вывод, уполномоченные лица указывают должность, которую они занимают, наличие ученой степени и ученого звания. После подписей проставляется дата подготовки заключения.

1 Как правило, заключение на бланке организации не оформляется. Если есть необходимость в бланке, то готовится сопроводительное письмо.

В большинстве случаев, отзывы, рецензии и выводы готовят в двух-трех экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание