Протоколы

Протокол - это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах, а также документ, состоящий официальным лицом для подтверждения какого-либо факта.

По объему фиксированных данных протоколы можно разделить на Из группы;

1. Краткие, в тексте которых говорится лишь решения.

2. Полные, в тексте которых, кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собраний, совещаний, заседаний.

3. Стенографические, где все выступления записывают дословно. Протоколы ведут должностные лица (секретари, делопроизводители) или

избраны на заседании секретариата или секретари. Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, сделанные во время заседания: Кроме того, при оформлении протокола используются предоставленные к заседанию материалы: тексты, тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и т. Протокол должен отличаться полнотой и точностью изложения выступлений и хода собрания. В протоколе необходимо отражать все высказанные в процессе обсуждения мнения, точки зрения и заявления, а также все принятые решения, и Протокол содержит следующие реквизиты;

o наименование организации или структурного подразделения;

o название вида документа;

o дата, индекс;

o грифы утверждения (если протокол подлежит утверждению)

o заголовок;

o текст;

o подписи председателя и секретаря, печать.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и обсуждаемый вопрос. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вступительной части после слова ПРИСУТСТВОВАЛИ указывают фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их количество превышает 15 в протокол прилагается список присутствующих. В этом случае во вступительной части протокола указывают только их общее количество. Фамилии лиц, принимавших участие в заседании, размещают по алфавиту (отдельно - члены коллегиального органа, отдельно - приглашенные) и печатают в строку через интервал. После фамилии приглашенного лица указывают название учреждения, которое он представляет, место работы и должность.

На собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих отмечают только количественный состав присутствующих. Инициалы и фамилии председателя и секретаря, избираемых, фиксируют во вступительной части протокола.

Текст протокола должен состоять из позиций согласно пунктов повестки дня. Текст каждой позиции заключается по форме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Слово СЛУШАЛИ пишут в отдельной строке с цифрой, обозначающей вопрос. После слова СЛУШАЛИ ставят двоеточие. Инициалы и фамилия докладчика нужно писать с новой строки в именительном падеже и подчеркивать, после фамилии ставят тире и пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если имеющийся текст доклада, это необходимо отметить значком («Текст доклада прилагается»). Ниже ноту вопросы и доклады на них.

Слова ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ нужно печатать большими буквами с новой строки для того, чтобы их выделить.

Справки, обзоры, сведения

Справка - это служебный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки разделяют на 2 группы:

o справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

o справки, удостоверяющие какой факт.

Самой многочисленной является вторая группа справок. выдают заинтересованным гражданам или учреждениям. Это справки, подтверждающие факт работы или учебы, занимаемую должность, размер заработной платы, место жительства и т. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. их складывают в ответ на запросы и подают в определенный срок. В справке необходимо объективно отражать состояние дел, поэтому ее составлению должны предшествовать тщательный сбор и проверка сообщений, сопоставление и анализ добытых данных. В справке могут приводиться таблицы и приложения. Реквизиты справки:

o дата (проставляют дату подписания)

o индекс (проставляют в день подписания)

o место составления или издания;

o адресат (не указывают, если в тексте указано, куда предъявляться выдана справка)

o название вида документа;

o заголовок к тексту (указывается в случае необходимости);

o текст;

o отметка о наличии приложений (в случае необходимости);

o подпись и печать;

o отметка об исполнителе (оформляют в случае необходимости). Поскольку ситуации, по поводу которых выдают справки, достаточно

типичные, то используют унифицированные трафаретные бланки, в которых часть текста отпечатано и обозначено место для внесения некоторых переменных реквизитов. Текст начинают с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором идет речь. В последнем абзаце текста иногда отмечают, куда будет подаваться справка, кажется. Справки, направляемые за пределы учреждений, оформляют на общих бланках.

Справку подписывает лицо, ее составившим, руководитель структурного подразделения или один из первых руководителей учреждения. Если справка должна финансово-материальный характер и выходит за пределы предприятия, то ее подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Обзор - служебный документ, состоящий для информации подведомственных или дочерних организаций о ходе работ или итоги их выполнения за определенный период. Обзор является разновидностью справки. В отличие от справки, отражает положение дел отдельного предприятия или учреждения, в обзоре освещаются вопросы деятельности или ее итоги в ряде организаций за определенный временной промежуток.

Формуляр обзора состоит из следующих основных реквизитов:

o наименование вида документа;

* Заголовок (с указанием предмета осмотра и периода, за который производится осмотр),

o дата и место составления;

o текст с вступлением, основной частью и выводами;

o подпись лица, составившего обзор, печать.

В тексте обзора также указываются основания составления документа, приводятся положительные примеры, указываются отдельные недостатки в деятельности предприятий.

Текст обзора разбивается на разделы в зависимости от детализации вопросов. Подписывается обзор должностным лицом, размножается и отправляется получателям.

Ведомость - документ, содержащий данные по одному вопросу. Составляется на основании указания высшего органа, должностного лица в установленном порядке. Текст сведения могут оформляться таблицей, в которой приводятся сведения об источниках поступления информации и характеристика материала по определенным показателям. Ведомость для руководителя подписывает тот, кто ее составляет, для высшего учреждения-руководитель организации.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание