Справочно-информационная документация

План изложения

5.1. Общая характеристика справочно-информационной документации.

5.2. Акты.

5.3. Протоколы.

5.4. Справки, обзоры "сведения.

5.5. Объяснительные и докладные записки.

5.6. Служебные письма.

5.7. Планы и графики.

5.8. Отчеты.

5.9. Отзывы, рецензии, выводы.

Общая характеристика справочно-информационной документации

Процесс принятия управленческих решений базируется на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Поэтому подавляющее большинство документов, отправляемых с предприятия и направляются к нему, является справочно-информационными. В них содержится информация о фактическом состоянии дел в учреждении, организации, на предприятии, которое является основанием для принятия распорядительных документов.

Справочно-информационная документация носит вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в справочно-информационных документах, может побуждать к действию или быть только доведена до сведения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают их выполнять, как распорядительные документы, а сообщают данные, на основании которых принимаются соответствующее решение, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенность этих документов состоит в том, что они направляются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

К справочно-информационной документации относятся такие виды документов:

o акты; протоколы;

o справки;

o служебные письма;

o объяснительные и докладные записки;

o планы и графики;

o отзывы и рецензии.

Акты

Акт - официальный документ, составленный для подтверждения установленных фактов. В акт включаются только те факты, установленные лицами, подписавшими его. В некоторых случаях акт составляется одним или несколькими должностными лицами и не только фиксирует установленные факты, но и вмещает выводы, предложения. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц, составляли акт.

Акт конечно оформляют на общем бланке. Он содержит следующие реквизиты и информационные элементы:

o название организации;

o название вида документа;

o дата, индекс, место составления;

o гриф утверждения;

o заголовок к тексту;

o основание;

o состав комиссии;

o присутствуют;

o текст;

o ведомость о количестве экземпляров акта, их местонахождение;

o перечень приложений;

o подписи членов комиссии (и присутствующих).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составившие акт и присутствовали при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя учреждения или подразделения, на основе распорядительного документа.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения. Констатирующую часть можно оформить в виде таблицы.

В конце текста размещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, место их нахождения или в адресатам, которым они направлены. Акт обычно составляют в трех экземплярах. Первый из них направляют в вышестоящую организацию, второй - руководителю организации, третий - подшивают к делу.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, без указания должности. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с замечанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, который прилагается к акту. Небольшие по содержанию замечания можно привести после подписей лиц, составляли акт.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков выполнения предписанных действий, то акт предоставится руководителю, который расписывается в том, что он ознакомлен с его содержанием.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание