Стандартизация управленческих документов

План изложения

2.1. Стандартизация управленческих документов.

2.2. Формуляр и бланк управленческого документа.

2.3. Основные требования к содержанию и расположения реквизитов управленческих документов.

Стандартизация управленческих документов

Унификация управленческих документов заключается в установлении единого состава и форм этих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях сокращения применяемых документов, типизации их форм, снижение трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации на основе общих функций управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Стандартизация - это форма юридического закрепления проведенной унификации.

С 07.01.1997 года введен в действие Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД) - это составная часть государственной системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ДКУД представляет собой номенклатурный перечень унифицированных форм документов (УФД).

Каждому классу документации соответствует определенная унифицированная система документации (УСД).

ДКУД ориентирован на обеспечение обработки информации с применением средств компьютерной техники и прогрессивных информационных технологий.

ДКУД содержит следующие классы:

1) организационно-распорядительная документация;

2) первично-учетная документация;

3) банковские документация;

4) финансовая документация;

5) звиино-статистическая документация;

6) плановая документация;

7) ресурсная документация;

8) торговая документация;

9) внешнеторговая документация;

10) ценовая документация;

11) документация по труду, социальным вопросам и социальной защиты населения;

12) документация по бытовому обслуживанию населения;

13) бухгалтерско-учетная документация;

14) документация из Пенсионного фонда;

15) словарно-справочная документация.

Можно сказать, что эти 15 классов исчерпывающе классифицируют управленческую документацию. Однако, в процессе преподавания управленческого документоведения целесообразнее использовать более простую классификацию управленческой документации. Согласно ей, она делится только на три большие разновидности:

o организационно-распорядительная документация,

o организационно-правовая документация,

o информационно-справочная документация.

Формуляр и бланк управленческого документа

Главной проблемой создания управленческих документов является обеспечение правильности оформления его формуляра.

Формуляр документа - совокупность реквизитов документа и схема их размещения на документе.

Состав реквизитов документа и конкретная конфигурация их размещения зависят от вида документа и класса унифицированной системы документации, к которой он принадлежит. Соблюдение формуляра документа € главной предпосылкой вступления в юридическую силу.

Нормативные требования по этому содержатся главным образом в ДСТУ 4163-2003 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к содержанию и расположения реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов. Согласно стандарту, его требования распространяются не только на органдзалцйно-распорядительную документацию, а все классы унифицированных систем документации.

ДСТУ 4163-2003 устанавливает 32 основные реквизиты для управленческого документа:

01 - изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым,

02 - изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания),

03 - изображение наград,

04 - код организации,

05 - код формы документа,

06 - название организации высшего уровня,

07 - название организации,

08 - наименование структурного подразделения организации,

09 - справочные данные об организации,

10 - название вида документа,

11 - дата документа,

12-регистрационный номер документа,

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ,

14 - место составления или издания документа,

15 - гриф ограничения доступа к документу,

16 - адресат,

17 - гриф утверждения документа,

18 - резолюция,

19 - заголовок к тексту документа,

20 - отметка о контроле,

21 - текст документа,

22 - отметка о наличии приложений,

23 - подпись,

24 - гриф согласования документа,

25 - визы документа,

26 - оттиск печати,

27 - отметка о заверении копии,

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона,

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

30 - отметка о наличии документа в электронной форме,

31 - отметка о поступлении документа в организацию,

32 - запись о государственной регистрации.

Документы, создаваемые в организации, должны иметь в бланках следующие обязательные реквизиты: наименование организации (07), название вида документа (10), дата (11), регистрационный номер документа (12), заголовок к тексту документа (19), текст документа (21), подпись (23). На должностных письмах название вида документа не указывают.

Размещение в определенной последовательности реквизитов документа, которые составляют его форму, происходит на бланке документа.

Устанавливают такие виды бланков документов:

o общий бланк для различных видов документов (без обозначения в бланке названия вида документа);

o бланк письма;

o бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа), кроме письма.

На основе общего бланка организации можно разрабатывать бланки структурного подразделения организации или бланки должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписывать документы.

Организации, которые ведут переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках: слева - на украинском, справа - на иностранном.

Разрешается использовать два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

Бланки документов являются документами строгой отчетности. Порядковые номера проставляют печатным или иным способом, желательно на нижнем поле обратной стороны бланка.

Как правило, бланки документов изготавливаются на бумаге формата A4, они должны иметь такие поля, мм: ЗО - левый, 10 - правый, 20 - верхний и нижний.

За отдельными исключениями (заявления, объяснительные записки), управленческие документы изготавливают с помощью компьютерной техники шрифтом размером в 12-14 печатных пунктов через 1,5 межстрочных интервала. Реквизиты документа (кроме текста, реквизитов "Адресант", "Гриф утверждения", "Гриф согласования"), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-3 межстрочный интервал. Номера страниц ставят посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.

Оформляя документы, надо соблюдать следующие отступлений от границы левого поля документа:

o 12,5 мм - для начала абзацев в тексте;

o 92 мм - для реквизита "Адресат";

o 104 мм - для реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу";

o 125 мм - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Не делают отступление от границы левого поля для реквизитов "Дата документа", "Заголовок к тексту документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ", наименования должности в реквизитах" Подпись "и" Гриф согласования ", удостоверяющего надписи" Согласно оригиналу ", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, Ю, ПРЕДЛАГАЮ.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности.

При цитировании материалов в рефератах, курсовых, дипломных работах правильно указывайте источник цитирования, для удобства можете скопировать из поля ниже:

Поделиться материалом

Содержание